HOME OFFICE? Oceníte sdílené úložiště dokumentů

Práce z domova je dnes už běžnou formou spolupráce se zaměstnanci. Má však svá specifika a nese s sebou i jistá rizika. Porady nahradíte telekonferencemi nebo Skype cally, jak ale zajistit, aby se všichni dostali k potřebným dokumentům v jejich aktuální verzi? Tou správnou cestou je digitalizace.

Nejméně praktickou variantou sdílení dokumentů je jejich posílání přes e-mail, kdy si každý uloží svou verzi a vzniká chaos. Ani ukládání do složek na sdílených discích není řešením, protože vám nezajistí ukládání všech verzí dokumentu.

DMS jako centrální úložiště

DMS myTEAM® (Document Management System) přináší moderní přístup ke sdílení informací a dokumentů napříč firmou. Každý dokument existuje pouze jednou a je snadno dohledatelný. Vždy si ho navíc zobrazíte v aktuální verzi. Pokud potřebujete dohledat historii jeho vzniku, můžete se kdykoliv k jeho starším verzím vrátit. Všechny změny jsou navíc zaznamenávány, takže jsou vždy po ruce.

Snadné vyhledávání 

Každý dokument v DMS myTEAM® si s sebou nese podrobná metadata. Na základě těchto vlastností je snadné v dokumentech hledat. Nemusíte vědět, kde je fyzicky uložen, stačí znát některou z doprovodných informací – jakého klienta, projektu nebo produktu se týká, kdy byl založen, kdo ho vytvořil a tak dále.

Bezpečnost i na dálku

Na bezpečné sdílení informací je v dnešní době kladen velký důraz, myTEAM® je proto postaven na principu uživatelských oprávnění. Podle role, kterou danému uživateli přidělíte, bude mít přístup k vybraným dokumentům.

Úkoly pod kontrolou

Celý systém myTEAM® je navíc postaven na úkolování. Potřebujete, aby někdo z vašich zaměstnanců schválil smlouvu nebo připomínkoval směrnici? Procesní úkoly generuje myTEAM® automaticky, můžete je ale zakládat i ručně podle potřeby. A vždy si můžete zkontrolovat, v jakém stavu úkoly jsou.

Více o úkolech se dočtete zde:
– Celý pracovní proces je plnění úkolů